Utrata kontroli nad wartością kontraktu
Wskazuje, że główny obszar ryzyka dotyczy ochrony wartości po podpisaniu kontraktu. Zespół może traktować kontrakt jako zamknięty po podpisaniu, podczas gdy jego wartość nadal zmienia się w trakcie realizacji: przez zmianę zakresu, nowe interpretacje warunków, dodatkowe wymagania klienta albo przesunięcia terminów.
Co to oznacza
Organizacja może tracić wartość już po podpisaniu kontraktu.
Formalne negocjacje mogą być zakończone, ale wymiana wartości trwa dalej: przez korekty w realizacji, zmiany zakresu, oczekiwania dotyczące poziomu obsługi, warunki płatności, wyjątki operacyjne i nieformalne „prośby” strony kupującej.
Jeśli te zmiany nie są monitorowane i kontrolowane, stają się niewycenionymi ustępstwami.
Kontrola kontraktu nie kończy się w momencie jego podpisania. Zmienia formę.
Sygnały ostrzegawcze
Ten wzorzec widać, gdy:
- zmiany zakresu są przyjmowane bez wyceny,
- poziom obsługi rośnie bez zmiany ceny lub innych warunków,
- warunki płatności albo dostawy zmieniają się nieformalnie,
- drobne „prośby” strony kupującej kumulują się bez monitorowania,
- zespół realizacyjny zgadza się na ustępstwa, żeby nie pogarszać relacji z klientem.
Dlaczego wpływa to na marżę
Utrata wartości po podpisaniu kontraktu często wygląda niegroźnie, gdy każdą zmianę ocenia się osobno.
Drobna korekta w realizacji. Niewielkie rozszerzenie poziomu obsługi. Zmiana warunków płatności. Wyjątek od uzgodnionego zakresu. Operacyjne obejście problemu.
Każdy z tych elementów może wydawać się możliwy do opanowania.
Łącznie zmieniają ekonomikę kontraktu na niekorzyść dostawcy.
Jeżeli te zmiany nie są wyceniane, zatwierdzane albo wymieniane na ekwiwalent po stronie klienta, kupujący otrzymuje dodatkową wartość, a dostawca przejmuje koszt.
Marża maleje już po tym, jak kontrakt został uznany za wygrany.
Ryzykiem dla marży nie jest tylko to, co zostało wynegocjowane przed podpisaniem umowy.
Większym zagrożeniem jest to, co zostaje oddane później bez rozpoznania, że nadal trwa negocjacja wartości.
Co trzeba wzmocnić
To nie jest problem samej realizacji kontraktu.
To problem utraty kontroli nad wartością po jego podpisaniu.
Potrzebne są konkretne elementy kontroli:
- zasady zarządzania zmianami zakresu, poziomu obsługi, warunków płatności i realizacji po podpisaniu umowy,
- monitorowanie wszystkich zmian w realizacji jako zmiennych wpływających na wartość kontraktu,
- jasne reguły określające, co można zaakceptować jako koszt własny, co trzeba wycenić, co wymaga eskalacji, a co powinno zostać wymienione za ekwiwalent,
- progi akceptacji dla wyjątków operacyjnych i rozszerzenia poziomu obsługi,
- uporządkowane przekazanie odpowiedzialności z zespołu negocjującego do zespołu realizacyjnego,
- regularny przegląd zmian wartości kontraktu względem warunków uzgodnionych w podpisanej umowie.
Celem nie jest ograniczenie elastyczności w realizacji kontraktu.
Celem jest niedopuszczenie do tego, aby elastyczność przeradzała się w niewycenioną utratę marży.
Gdzie ten obszar pojawia się w systemie The Negotiation Surgery™
Rekomendowany punkt wejścia
Negotiating the Delivery™
Ten moduł koncentruje się na etapie po wyborze oferty i podpisaniu kontraktu, kiedy wiele zespołów przestaje traktować zmiany wartości jako element negocjacji.
Pomaga zespołom handlowym, osobom odpowiedzialnym za kluczowych klientów, zespołom operacyjnym i realizacyjnym kontrolować zakres, poziom obsługi, presję związaną z wdrożeniem, warunki płatności, wyjątki oraz nieformalne „prośby” strony kupującej po zamknięciu formalnych negocjacji.
Celem jest ochrona wartości kontraktu w trakcie realizacji, a nie tylko przed jego podpisaniem.
Następny krok
Jeżeli ten schemat pojawia się w relacjach z aktualnym klientem, na etapie realizacji kontraktu, najszybszym sposobem oceny ryzyka jest krótka rozmowa diagnostyczna.
Podczas tej rozmowy ustalimy, gdzie po podpisaniu kontraktu zmieniła się jego wartość, które „prośby” klienta są przyjmowane bez ekwiwalentu i w którym miejscu realizacja zaczyna obniżać marżę.