Kontrola przed formalnym zapytaniem
Na podstawie odpowiedzi główny obszar ryzyka utraty kontroli pojawia się przed otrzymaniem formalnego zapytania lub przetargu. Zespół prawdopodobnie wchodzi w proces zakupowy zbyt późno, gdy kryteria wyboru, wymagania i ścieżka decyzji są już ukształtowane.
Co to oznacza
Twój zespół może wchodzić do procesu zakupowego dopiero wtedy, gdy najważniejsze parametry handlowe są już ukształtowane.
Gdy pojawia się zapytanie ofertowe lub przetarg, klient może mieć już zdefiniowany problem, zawężony profil dostawcy, ukształtowane preferencje wewnętrzne, przyjęty sposób oceny ofert i akceptowalny przedział cenowy.
W takim układzie zespół nie wpływa już na decyzję.
Oferta jest oceniana według zasad ustalonych wcześniej, zanim zespół wszedł do procesu.
Dlaczego wpływa to na marżę
Gdy kryteria wyboru i sposób porównania ofert powstają bez udziału Twojego zespołu, presja ceny zaczyna działać jeszcze przed formalnymi negocjacjami.
Wartość oferty jest oceniana według kryteriów, na które zespół nie miał wpływu.
Oferta jest porównywana z alternatywami, z którymi zespół się nie zapoznał lub zapoznał tylko częściowo.
Pozycja handlowa jest mierzona modelem kupującego – i to ten model określa, co zostanie uznane za akceptowalne.
To osłabia pozycję negocjacyjną.
Skutek jest przewidywalny: podczas formalnych negocjacji zespół broni ceny, tłumaczy wartość i reaguje na kryteria, na które powinien mieć wpływ wcześniej.
Marża nie znika dopiero przy stole negocjacyjnym.
Często znika wcześniej, gdy kryteria wyboru i sposób oceny ofert powstają bez udziału zespołu handlowego.
Co trzeba wzmocnić
To nie jest problem perswazji.
To luka w kontroli przed otrzymaniem formalnego zapytania lub rozpoczęciem przetargu.
Potrzebne są konkretne elementy kontroli:
- wczesne rozpoznanie architektury kontraktu
- mapa wpływu interesariuszy przed uruchomieniem formalnego procesu
- wpływ na kryteria wyboru przed ogłoszeniem zapytania ofertowego lub przetargu
- rozumienie sposobu, w jaki zakupy uzasadniają decyzje wewnętrznie
- identyfikacja ścieżki akceptacji i punktów blokujących decyzję
- jasne wskazanie na te wymagania strony kupującej, na które zespół handlowy rzeczywiście wpłynął
Celem jest wejście do procesu wystarczająco wcześnie, aby mieć wpływ na to, co później zostanie ocenione w przetargu.
Gdzie ten obszar pojawia się w systemie The Negotiation Surgery™
Rekomendowany punkt wejścia
How Procurement Decides™
Ten moduł dotyczy części procesu, która odbywa się przed rozpoczęciem formalnych negocjacji.
Pomaga zespołom sprzedaży, zespołom handlowym i osobom odpowiedzialnym za kluczowych klientów zrozumieć, jak dział zakupów porównuje oferty, ustala kryteria przed negocjacjami i stopniowo zawęża pole decyzji.
Pokazuje też, jak odpowiednio wcześnie zaprezentować wartość oferty, zanim cena stanie się głównym (lub jedynym) punktem porównania.
Następny krok
Jeżeli ten schemat pojawia się w istniejącym kontrakcie albo aktywnym procesie sprzedażowym, najszybszym sposobem oceny ryzyka jest krótka rozmowa diagnostyczna.
Podczas rozmowy ustalamy, gdzie po stronie kupującej są już ukształtowane kryteria wyboru, na które wymagania Twój zespół miał realny wpływ i w którym miejscu presja ceny, czasu lub alternatyw zaczyna osłabiać pozycję negocjacyjną.